Kokemuksia henkilökierrosta: Terhi Pajumäki tutustui virtuaalisesti Maanmittauslaitokseen

Kehittämisasiantuntija Terhi Pajumäki Maaseutuvirastosta oli henkilökierrossa Maanmittauslaitoksessa 30.10. - 3.11.2017. Seuraavassa Terhi kertoo kokemuksistaan virtuaalisesta tutustumisjaksostaan.

Hain henkilökiertoon Maanmittauslaitokseen keväällä 2017 Valtiokonttorin organisoiman henkilökiertohaun innoittamana. Maanmittauslaitoksessa minua kiinnosti erityisesti monipaikkainen työ ja joustotyö, josta olin eri yhteyksissä kuullut. Tiedossa oli tuleva Eviran ja Maaseutuviraston fuusio 1.1.2019. Sovittuamme henkilökiertojaksosta selvisi, että myös osia Maanmittauslaitoksen Tietotekniikan palvelukeskuksesta (Mitpa) tulee mukaan perustettavaan uuteen virastoon. Tutustumisjakso osui siis erittäin sopivaan väliin Ruokaviraston valmistelutyötä ajatellen.

Henkilökierron tavoitteina olivat:

• tutustuminen henkilöstöpalveluihin, erityisesti rekrytointiin ja osaamisen johtamiseen ja kehittämiseen
• tutustuminen monipaikkaisen työn ja joustavan työajan periaatteisiin ja politiikan jalkauttamiseen ja toimivuuteen Emma-hankkeen näkökulmasta
• tapaamiset Mitpan Ruokavirastoon siirtyvien esimiesten kanssa ja heidän yksikköjensä toimintaan tutustuminen (1 päivä) sekä esittäytyminen henkilöstölle.

Maanmittauslaitoksen monipaikkaisuudesta johtuen henkilökiertoni toteutettiin maanantaista torstaihin virtuaalisesti. Ennalta sovitun ohjelman mukaan olin lync-palavereissa laitoksen asiantuntijoiden kanssa ennalta sovituista teemoista. Perjantaiksi matkasin Vallilaan Mitpan tiloihin.

Virtuaalinen tutustumisjakso onnistui mainiosti

Viikon aikana sain monia hyviä oivalluksia ja vinkkejä Ruokaviraston käytäntöjen miettimiseen. Tällaisia olivat esim. HR:n organisointi isossa virastossa sekä esimiestyön tukeminen erilaisten käsi- ja ohjekirjojen sekä intrasivuston kautta. Monipaikkainen työ ja joustotyö tarjoavat erinomaisen mahdollisuuden tulokselliseen työhön ja työn ja perheen yhteensovittamiseen. Ne myös edellyttävät paljon esimiestyötä, toimitilaratkaisuilta ja osaamiselta (erityisesti virtuaalityö-kalujen hallinta). Työyhteisöllisyyden kehittämiseen on kiinnitettävä erityistä huomiota, kun toimitaan monipaikkaisesti. Sosiaalinen media tarjoaa tehokkaan väylän myös työyhteisöviestintään. Erityisen antoisaa oli tavata tulevia työkavereita, Mitpan esimiehiä ja keskustella heidän kanssaan osaamisen kehittämisestä.

Virtuaalinen tutustumisjakso toiseen organisaatioon onnistuu mainiosti. Se on kustannus-tehokas ja moderni tapa toteuttaa tutustumisjakso ja benchmarkata hyviä käytäntöjä. Virtuaaliseen tutustumisjaksoon viikko on mielestäni sopiva aika. Tärkeää on huolellinen suunnittelu ja organisaatiossa tavattavien henkilöiden ennakkobriiffaus tapaamiseen ja sen tavoitteisiin. Yhden tapaamisen sopiva kesto on noin 1,5 tuntia – siinä ehditään esittäytyä ja vaihtaa kokemuksia ja käytäntöjä molemmista organisaatioista. Lync-palaveri on osallistujalle face to face- palaveria raskaampi seurattava, siitäkin syystä aika on hyvä rajata tuohon 1,5 tuntiin. Esitysmateriaali helpottaa asioiden seuraamista ja sen jakaminen onnistui kaikissa tapaamisissa hyvin ja yhteydet pelasivat.

Kiitos kaikille tutustumisjaksoani valmistelleille, erityisesti Taru Antikaiselle, joka vastasi viikon ohjelmasta. Iso kiitos kaikille, joiden kanssa sain käydä viikon aikana käydä keskusteluja ja laajentaa osaamistani!

Terhi Pajumäki